Как перевести учет в облако: пошаговая инструкция для бухгалтеров

Пошаговая инструкция для бухгалтеров как перевести учет в облако - рекомендации по выбору сервиса, переносу данных, настройке системы и обучению сотрудников.

Как перевести учет в облако: пошаговая инструкция для бухгалтеров

1. Выбор облачного сервиса

Первым шагом в переводе учета в облако является выбор подходящего облачного сервиса. Существует множество вариантов — от крупных международных компаний до локальных разработчиков.
При выборе стоит обратить внимание на такие критерии:

  • Функционал сервиса — наличие всех необходимых для ведения учета инструментов
  • Стоимость — ценовая политика и наличие пробных периодов
  • Надежность — гарантия безопасности и сохранности данных
  • Поддержка — оперативная помощь службы поддержки

Рекомендуется начать с бесплатных пробных версий нескольких сервисов, чтобы понять, какой из них наиболее подходит под ваши задачи.

2. Перенос данных

После выбора облачного сервиса, необходимо перенести в него все рабочие данные — документы, регистры, отчетные формы. Большинство современных систем позволяют импортировать файлы из популярных форматов бухгалтерских программ.
Порядок действий следующий:

  1. Экспортировать данные из текущей программы в нужном формате, например в CSV или XLS
  2. В облачном сервисе найти раздел импорта данных и загрузить подготовленный файл
  3. Проверить загруженную информацию на корректность и при необходимости откорректировать вручную

Стоит убедиться, что все взаимосвязи между документами сохранены, и данные корректно отражаются в отчетах.

3. Настройка системы

Далее необходимо произвести базовую настройку системы — создать справочники, шаблоны, места хранения файлов. Рекомендуется:

  • Заполнить справочники контрагентов, товаров, услуг
  • Настроить документооборот — договора, акты, счета-фактуры
  • Создать шаблоны типовых операций для ускорения работы
  • Описать места хранения первичной документации

Большинство систем имеют удобный конструктор форм и отчетов. При необходимости можно настроить дополнительные поля и показатели под особенности вашего учета.

4. Обучение сотрудников

Ключевым моментом является обучение бухгалтеров и иных сотрудников работе в новой системе. Многие облачные сервисы имеют подробные инструкции и видео-курсы для самостоятельного изучения.
Рекомендуется:

  • Выделить время на изучение основ функций программы
  • Провести групповое обучение с разбором типовых кейсов
  • Назначить ответственного администратора для оперативной поддержки
  • Предусмотреть период параллельной работы в двух системах

Плавный переход позволит избежать ошибок и сбоев в отражении хозяйственных операций.

Вопросы и ответы

Вопрос: Можно ли использовать онлайн-кассу с облачным бухгалтерским сервисом?
Ответ: Да, большинство облачных систем позволяют интегрировать онлайн-кассу для автоматической выгрузки фискальных данных. Некоторые сервисы, например Моё дело, имеют встроенное решение для работы с онлайн-кассами.
Вопрос: Требуется ли покупка какого-то дополнительного оборудования или ПО?
Ответ: Как правило, для работы с облачными сервисами достаточно компьютера с интернет-браузером и подключением к сети интернет. Многие системы имеют мобильные приложения для работы с данными в смартфоне или планшете.
Вопрос: Как быть, если я захочу вернуться к работе в десктопной программе?
Ответ: Все качественные облачные сервисы позволяют выгрузить данные обратно на компьютер в одном из популярных форматов. Так что при необходимости вы всегда сможете экспортировать информацию и вернуться к предыдущим системам.

Оцените статью
Учеба легко