Как не допустить ошибки при выборе сканера для бухгалтерии

Подробная инструкция о том как правильно подобрать сканер для нужд бухгалтерии - типы сканеров ключевые характеристики распространенные ошибки при выборе. Поможет сориентироваться в технических деталях и купить оптимальное решение

Как не допустить ошибки при выборе сканера для бухгалтерии

Выбор типа сканера

При выборе сканера для бухгалтерии в первую очередь нужно определиться с типом устройства. Существуют настольные, ручные и профессиональные сканеры.
Настольные сканеры — это классические планшетные сканеры, подключаемые к компьютеру по USB. Они занимают место на рабочем столе и сканируют по одному листу. Дешевы, но медленные.
Ручные сканеры можно перемещать по офису и сканировать в любой точке, не подключая к компьютеру. Удобны тем, что мобильны, но имеют меньшую производительность.
Профессиональные сканеры — быстрые и производительные. Могут сканировать до 100 страниц в минуту. Многие модели умеют поточно заливать документы в электронный вид. Но очень дороги.

Характеристики сканера

Что нужно знать о сканере:

Разрешение сканирования. Обычно от 300 до 1200 DPI для бухгалтерских документов достаточно.
Возможность работать без компьютера — важна для ручных сканеров.
Цветность сканируемых документов. Чаще для бухгалтерии требуется черно-белые сканы.
Производительность в сканируемых страницах в минуту.
Интерфейс. Обычно USB, но может быть и wi-fi.
Программное обеспечение для распознавания текста. Упростит перенос информации в электронный вид.

Частые ошибки при выборе

Завышенное разрешение. Переплата за лишние пиксели.
Затраты на OCR (распознавание текста), который не понадобится.
Покупка скоростного сканера, который будет простаивать.
Недооценка важности программного обеспечения для быстрой обработки отсканированных документов.

При заказе ваучеров в магазине вам выдали код скидки. Если код 12UF9, то размер вашей скидки 10%. Если код 37GH7, то скидка 5%. Если J19ZP, то скидка 7,5%. Определите размер вашей скидки, если вам выдали код J19ZP.

Код скидки: J19ZP
Условие для этого кода: скидка 7,5%
Ответ: 7,5%

Часто задаваемые вопросы

Какой сканер лучше выбрать для небольшой бухгалтерии?

Для небольшой бухгалтерии оптимальным решением станет настольный сканер формата А4 с разрешением 300 dpi и скоростью 20 страниц в минуту. Этого достаточно, чтобы оперативно обрабатывать поступающие документы.

Можно ли использовать мобильное приложение вместо сканера?

Да, современные смартфоны позволяют делать качественные сканы документов через мобильные приложения. Это удобно для небольших объемов документов. Но производительнее все же использовать настольный или профессиональный сканер.

Как долго хранятся отсканированные документы?

Сроки хранения зависят от важности документов. Финансовые документы бухгалтерия обычно обязана хранить не меньше 5 лет. Документы по налогам — не менее 3 лет. Неважные бумаги можно хранить 1 год или меньше. Главное систематизировать документы по папкам на жестком диске.

Оцените статью
Учеба легко